بقلم كيت فان بريمن، دكتوراه، استشارية
الهدف من التحليل الوظيفي هو معرفة ما هو مهم للنجاح في وظيفة معينة – أي نوع المعرفة والمهارات والقدرات (المعروف أيضًا باسم: KSA) والسمات والسلوكيات وما إلى ذلك المهمة للنجاح في الدور الوظيفي. بمجرد تحديد الكفاءات أو المهام المهمة لأداء الوظيفة بنجاح، يمكننا تحديد أفضل السبل لقياسها.
يمكن أن تساعد بيانات التحليل الوظيفي في الإبلاغ عن عدد لا يحصى من الأشياء المهمة في دورة حياة الموظف: توصيفات الوظائف ومعايير الاختيار وأدلة المقابلة ومعايير تقييم الأداء وما إلى ذلك. يساعد إجراء تحليل وظيفي صارم على تعزيز قابلية الدفاع القانوني لعملية الاختيار التي تنشأ عن طريق إظهار المهارات المرتبطة بالوظيفة التي تم قياسها من خلال KSA. يمكن أن تختلف الخطوات المتضمنة في التحليل الوظيفي ويمكن إنجازها بطرق مختلفة، ولكن فيما يلي الأجزاء التي قد تشتمل على تحليل وظيفي قوي.
لاحظ أنه أثناء قيامك بجمع هذه البيانات في كل خطوة، من المهم أن تضع في اعتبارك أن العينة التي تلتقطها – سواء من خلال الملاحظات، والاجتماعات، والاستطلاعات، وما إلى ذلك – تكون عينة تمثيلية للسكان. على سبيل المثال، لا ترغب في إلقاء نظرة على من هم في الوردية الأولى فقط، إذا كانت متطلبات من في الوردية الثانية مختلفة، فأنت تريد التأكد من تضمينهم في التحليلات. إذا كانت هناك أقسام متعددة تندرج تحت المسمى الوظيفي الذي تقوم بتحليله، فتأكد من تضمين الأقسام المختلفة، قدر الإمكان. من المثالي أيضًا أن تكون التركيبة السكانية للعينة التي تقوم بتحليلها متناسبة نسبيًا مع توزيع تلك التركيبة السكانية في مجموعة الموظفين الحاليين.
1) جمع البيانات الأرشيفية
تتمثل الخطوة الأولى المهمة في جمع أي معلومات حالية حيث يمكننا التعرف على أهمية قياس KSA للنجاح في هذا الدور الوظيفي. يمكن أن يشمل ذلك توصيفات الوظيفة حيث يتم سرد متطلبات الوظيفة (على سبيل المثال، “الاهتمام الكبير بالتفاصيل”). وقد يتضمن أي نماذج كفاءة موجودة حاليًا والتي تحدد الكفاءات المهمة للنجاح في المؤسسة والوظيفة. ويمكن أن يشمل أيضًا نماذج ومعايير تقييم الأداء. يخبرنا هذا بالمعيار الذي يتم قياس أداء الموظف على أساسه (على سبيل المثال، “اتباعه لإجراءات السلامة”).
2) جولة في المنشأة/ مراقبة وقت العمل
يسمح ذلك لمحللي الوظائف بمراقبة ما يحدث وقت العمل -المهام التي يتم إجراؤها كجزء من الوظيفة (على سبيل المثال، عدّ المنتج لتعبئته في الصناديق)، والبيئة (على سبيل المثال، حارة، متربة)، ومدى تفاعلهم مع الآخرين، إلخ. بالطبع، تحتاج إلى استخدام الحكم الجيد في هذه الخطوة. من المنطقي تضمين ذلك في التحليل الوظيفي عندما تكون الوظيفة ذات مستوى أعلى من المبتدئين. في الوظائف الأكثر احترافًا، قد لا يكون من المفيد مراقبة استجابة الموظفين لرسائل البريد الإلكتروني أو كتابة التقارير.
3) مجموعات التركيز مع خبراء المحتوى الوظيفي (JCE)
في هذه الخطوة من العملية، سيجتمع المحلل مع أولئك الذين يعرفون الوظيفة ويعرفون مسؤولياتها جيدًا. يمكن أن يشمل ذلك الموظفين الحاليين ذوي الأداء العالي وأولئك الذين يشرفون على الوظيفة. بشكل عام، قد يلتقي محلل أو اثنان مع مجموعة من 5 إلى 8 من خبراء المحتوى الوظيفي (JCEs)، ولكن يمكن أيضًا أن تكون المجموعات أصغر بكثير أو حتى تكون في صورة مقابلات فردية. خلال هذه الاجتماعات، كما هو الحال مع الخطوات الأخرى في العملية، يتمثل الهدف في معرفة ما يلزم للنجاح في الدور الوظيفي. ما المهام التي يتم تنفيذها؟ ما المعرفة والمهارات والقدرات (KSA) المطلوبة؟ ما نوع السمات أو المهارات التي يظهرها الموظفون الناجحون؟
4) استطلاعات الرأي
ليس من العملي أو المستحسن دائمًا إجراء مقابلة مع كل شاغل لدور وظيفي. من أجل الحصول على مدخلات مجموعة أكبر من الموظفين في الوظيفة، على الرغم من ذلك، من الجيد أن يقوم شاغلو الوظائف الإضافيون بإكمال استطلاع رأي يقيمون فيه أهمية الكفاءات التي تم تحديدها على أنها مهمة للنجاح في الأجزاء السابقة من التحليل الوظيفي . هذه خطوة مهمة، حيث أن مجموعات التركيز تعطي للمحلل بيانات نوعية قيمة، فإن الاستطلاعات توفر المزيد من المعلومات الكمية التي يمكن تحليلها بشكل أكثر موضوعية.
5) اجتماعات مع أصحاب المصلحة/ أصحاب الرؤية
تعد المناقشة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين جزءًا مهمًا من التحليل الوظيفي. خلال هذه الاجتماعات، يكتسب المحللون نظرة ثاقبة لوجهات نظر هؤلاء الأفراد القيمين فيما يتعلق بالوظيفة المستهدفة والمؤسسة بشكل عام. يطلب المحللون معلومات أساسية بما في ذلك الدافع للمشروع الحالي. كما أنهم يحددون ما إذا كانت هناك مخاوف بشأن القابلية للدفاع القانوني، أو إذا كانت هناك أي معرفة أو مهارات أو قدرات (KSA) أو سلوكيات أخرى قد تكون ناقصة أو مفقودة. توفر هذه الاجتماعات أيضًا منتدى لمناقشة أي أهداف أو مبادرات تنظيمية أكبر قد تؤثر على الكفاءات أو مستواها اللازم للنجاح في الوظيفة المستهدفة.
الخلاصة
تذكر أن التحليل الوظيفي جزء لا يتجزأ من التقييم الدقيق للموظف. كل خطوة -بدءًا من جمع البيانات الأرشيفية، ومراقبة وقت العمل ومجموعات التركيز، واستطلاعات الرأي، واجتماعات أصحاب المصلحة- لا تقل أهمية عن أي خطوة أخرى. تأكد من تضمين كل خطوة عند إجراء تحليل وظيفي، أو إذا كنت تعمل مع اختصاصي نفسي صناعي/ تنظيمي، فتأكد من قيامهم بكل خطوة لضمان دقة تقييمك.
